Privacybeleid CGCC NV – Cleydael Open Golfclub

PRIVACY  VERKLARING VAN CLEYDAEL GOLF EN COUNTRY CLUB NV (afgekort C.G.C.C. NV)

Versie 0.2  dd. 24 mei 2018

Als golfclub hechten wij veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd.

In deze Privacy policy (of privacy statement) willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. C.G.C.C. NV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming – afgekort AVG (of ook GDPR genoemd – General Data Protection Regulation)  

 Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; zoals E.G.C. NV (of golfclub Drie Eycken), Cleydael golfcentrum;  Golf Vlaanderen, de Koninklijke Belgische golffederatie , verzekeraar Europe assistance (europe-assistance.be) , nieuwsbriefmodule via mailchimp.
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als golfclub  zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

C.G.C.C. NV
Cleydaellaan 36
2630   AARTSELAAR
secretariaat@cleydael.be
+32 3 870 56 85

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden door C.G.C.C. NV verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

• om te kunnen deelnemen aan de clubactiviteiten, clubadministratie en sportieve administratie (uitvoering overeenkomst, gerechtvaardigd belang)
• het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen via e-mail (toestemming betrokkene)
• in geval dit nodig zou zijn voor verzekeringsdoeleinden (uitvoering overeenkomst en toestemming betrokkene)

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen (en opslagen) (verzamelen) (verwerken) :

• Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail,
• Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : identiteitskaartnummer
• Rijksregisternummer
• Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
• Kenmerken in relatie tot golfsport m.a.w. uw golfprofiel. Handicap, homeclub, federatienummer

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

 Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …);
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek  (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft.  U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor via het inschrijvingsformulier schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of door de wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
C.G.C.C. NV  bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

 Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

 Alle personen die namens G.C.C. NV van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben.  Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen.  (om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren). Om uw identiteit te controleren kunnen wij  vragen om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Uitschrijven – info mbt. de nieuwsbrief

Onderaan iedere mailing vindt u de mogelijkheid om u uit de nieuwsbrief uit te schrijven.  Dit doet u door op de link uitschrijven te klikken.  Of u kan een mail sturen naar administratie@cleydael.be.  Op dit adres kan u tevens terecht voor alle verdere informatie omtrent onze nieuwsbrieven.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy statement

C.G.C.C. NV  kan zijn privacy statement wijzigen.  Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 24.5.2018  Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.